Liste de différentes normes

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NORMES FRANÇAISES

- NF ISO 15489-1 : Information et documentation -« Records management ».
- NF Z40-010 : Prescriptions de conservation des documents graphiques et photographiques dans le cadre d’une exposition (2002-06-01).
- NF Z40-350 : Archivage – Prestations en archivage et gestion externalisée de documents sur support papier – Service et mise en œuvre des prestations (2001-12-01).
- NF Z42-001 : Imagerie électronique – Vocabulaire – Partie 1: Termes généraux (1994-12-01).
- NF Z42-010-1 : Imagerie électronique. Numérisation des documents de bureau. Partie 1: sous-traitance de numérisation. Guide pour l’élaboration d’un cahier des charges techniques (1992-08-01).
- NF Z42-010-2 : Imagerie électronique. Numérisation des documents de bureau. Partie 2: acquisition d’un système de gestion électronique de documents. Guide pour l’élaboration d’un cahier des charges techniques (1993-12-01).
- NF Z42-011-1 : Imagerie électronique – Permanence de l’information sur disque optique numérique – Partie 1: disques du type Worm (1993-12-01).
- NF Z42-011-2 : Imagerie électronique – Partie 2 : contrôle des informations conservées sur CD (2001-12-01).
- NF Z42-012 : Imagerie électronique – Cibles de contrôle pour les systèmes de numérisation en noir et blanc des documents de bureau – Description et mode d’emploi (1994-12-01).
- NF Z42-013 (Z42013) : Archivage électronique. Recommandations relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes (2001-12-01).
- NF Z43-053 : Micrographie des publications périodiques sur film de 35 mm destiné à l’archivage (1981-06-01).
- NF Z43-400 : Archivage de données électroniques – COM/COLD  (2005-09-01).
- NF/IS- 11799 : Information et documentation – Prescriptions pour le stockage des documents d’archives et de bibliothèques (2004-01-01).
- NF/IS- 14416 : Information et documentation – Prescriptions relatives à la reliure des livres, des périodiques, des publications en série et des autres documents en papier à l’usage des archives et des bibliothèques – Méthodes et matériaux (2003-12-01).
- WAES 01 : Signature électronique (2002-04-01).

NORMES EUROPÉENNES

- EN 29592-2 : Systèmes de traitement de l’information – Infographie – Interface de programmation du système graphique hiérarchisé (PHIGS) – Partie 2 : format de fichier d’archive (1994-12-01).
- EN 29592-3 : Systèmes de traitement de l’information – Infographie – Interface de programmation du système graphique hiérarchisé (PHIGS) – Partie 3:codage mode texte en clair du fichier d’archive (1995-03-01).
- EN 9130 : Série aérospatiale -système qualité – archivage des documents (2001-04-01).
- EN 13290-6 : Management des projets spatiaux – Exigences générales – Partie 6: gestion de l’information et de la documentation (2002-01-01).

NORMES INTERNATIONALES

- ISO 10196 : Applications en imagerie documentaire — Recommandations pour la création des documents originaux (2003-01-01).
- IS0 11108 : Information et documentation. Papier pour documents d’archives. Prescriptions pour la permanence et la durabilité (1996-12-01).
- ISO 14721 : Systèmes de transfert des informations et données spatiales — Système ouvert d’archivage de l’information – Modèle de référence (disponible en anglais seulement) (1905-06-25).
- ISO 18902 : Matériaux pour image – Films, plaques et papiers après traitement – Contenants pour classement destinés à l’archivage (2001-09-01).
- ISO 18911 : Matériaux pour image -Films photographiques de sécurité traités – Techniques d’archivage (2000-11-01).
- ISO 18918 : Matériaux pour image -Plaques photographiques développées – Directives pour l’archivage (2000-03-01).
- ISO 18920 : Matériaux pour image -Tirages photographiques traités par réflexion – Directives pour l’archivage (2000-07-01).
- ISO 4087 : Micrographie. Enregistrement des journaux sur microfilm de 35 mm pour l’archivage (1995-06-16).
- ISO 9001 : Systèmes de management de la qualité – Exigences (2004-07-09).
- ISO / IEC 7942-4 : Technologies de l’information – Infographie et traitement d’image – Système graphique Kernel (GKS) – Partie 4: Archive de partie d’image (disponible en anglais seulement) (2003-08-06).
- ISO / IEC 9592-2 : Technologies de l’information – Infographie et traitement de l’image – Interface de programmation du système graphique hiérarchisé (PHIGS) – Partie 2: Format de fichier d’archive (disponible en anglais seulement) (2002-08-16).
- ISO / IEC 9592-3 : Technologies de l’information – Infographie et traitement de l’image – Interface de programmation du système graphique hiérarchisé (PHIGS) – Partie 3: Spécification du codage mode texte en clair du fichier d’archive (disponible en anglais seulement) (2002-08-16).
- ISO / IEC ISP 12069- 4 : Technologies de l’information – Profils normalisés internationaux ADFnn – Classement et recherche documentaire – Partie 4: ADF12 – Classement et recherche courante — Profil d’archivage (disponible en anglais seulement) (2004-02-12).
- IS0 8601 : Éléments de données et formats d’échange – Échange d’information – Représentation de la date et de l’heure (2004-12-03).
- ISO / IEC 8859 : Technologies de l’information – Jeux de caractères graphiques codés sur un seul octet
- ISO / IEC 9075 : Technologies de l’information – Langages de base de données – SQL.
- ISO / IEC 10646 : Technologies de l’information – Jeu universel de caractères codés sur plusieurs octets (JUC) (2003-12-15).
- ISO 23950 : Information et documentation – Recherche d’information (Z39.50) – Définition du service de l’application et spécification du protocole (2003-07-30).
- ISO / IEC 17799 : Technologies de l’information – Code de pratique pour la gestion de sécurité d’information (2001-09-10).
- ISO 19005-1 : Gestion de documents – Format de fichier des documents électroniques pour une conservation à long terme – Partie 1: utilisation du PDF 1.4 (PDF/A-1) (2005-10-01).
- ISO 15930 : PDF/X : Norme destinée à assurer l’échange de documents dans le domaine de la pré-impression. Permet de piloter les logiciels qui permettent le tramage pour l’impression.
- ISO 32000 : Norme décrivant le format PDF 1.7 (2008-07-01).

AUTRES TEXTES NORMATIFS

- FD X50-185 : Outils de management – Management de l’information (2004-03-01).
- FD Z74-260-1 : Technologie de l’information – Guide pour la gestion de la sécurité des systèmes d’information – Partie 1: concepts et modèles (1998-08-01)/
- FD ISO/TR 15489-2 : Information et documentation -« Records management » – Partie 2: guide pratique (2002-03-01).
- FD/IS- TR 23081-1 : Records management – Métadonnées pour les processus de records et de records management. Partie 1 : Principes (2004-06-02).
- BP Z74-500 : Sécurité des informations stratégiques – Qualité de la confiance – Comment préserver la confidentialité des informations pratiques (2002-08-01).
- FD Z74-200 : Technologies de l’information – Protection des informations sensibles ne relevant pas du secret-défense – Recommandations pour les postes de travail informatiques (1992-09-01).
- ISAD (G) : Norme générale et internationale de description archivistique, Deuxième édition – ISBN/ISSN: 0-9696035-6-8 (1999-01-01).
- ISAAR (CPF) : Norme internationale sur les notices d’autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles, Deuxième édition – ISBN/ISSN: 2-9521932-2-3.

Archivage électronique : des contraintes juridiques et technologiques

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Archiver des documents électroniques correspond à l’idée de pérennité de l’information avec la possibilité de la restituer intègre et fidèle, c’est à dire identique en tout point à celle de son origine. Cette opération visant à conserver des informations ayant une valeur probatoire ou des effets juridiques concerne toutes les personnes juridiques sans exception, qu’elles soient physiques, morales, privés ou publiques. Ainsi, la conservation répond à deux objectifs principaux :
– elle porte sur des documents servant de pièces justificatives dans le cadre de contrôles administratifs (ex : fiscal ou social),
– elle permet la production d’actes juridiques valant preuve en cas de litige.
L’article 1316-1 du code civil dispose : « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. » Il ressort de ce texte que la preuve littérale sous forme électronique est admise à une double condition : l’identification de l’auteur à qui l’acte est imputé et la garantie de son intégrité. Force est de constater que si la loi vise la conservation des documents électroniques, elle ne traite pas des formes et des modalités d’archivage. Le législateur a posé certains aménagements qui méritent attention dans la mesure où ils peuvent avoir des incidences sur l’archivage électronique.
Le texte impose à la preuve littérale sous forme électronique que l’intégrité de l’acte, dans tout son cycle de vie, c’est à dire de son établissement à sa conservation, soit garantie.
Aux termes de l’article 1316-4 alinéa 2 du code civil, « Lorsqu’elle est électronique, elle (la signature) consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat. » La conservation devra préserver les fonctions essentielles de l’acte : identification et intégrité, c’est à dire qu’elle devra porter à la fois sur le document signé lui-même ainsi que sur les éléments permettant sa vérification (certificat électronique et liste de révocation des certificats).
Aussi, sans rentrer dans le détail de la technologie utilisée, la loi lie la preuve des actes sous seing privé à la fiabilité du procédé de signature électronique utilisé. En ce sens, la « solidité » et la durabilité du lien entre la signature électronique et le message constitue un aspect fondamental. Pour bénéficier de la présomption de fiabilité ou pour la validité de certains actes juridiques (art. 1108-1 c. civ. du projet de LCEN), les parties devront avoir recours à la signature électronique sécurisée.

« L’archivage électronique doit être considéré comme une conservation active »

La conservation de chaque document variera selon les textes applicables. Par exemple, en matière de facture électronique, le nouveau dispositif légal et réglementaire résultant de l’article 17 de la LFR pour 2002 qui assure la transposition de la directive européenne du 20 décembre 2001 (décret du 18 juillet 2003 et Instruction fiscale du 7 août 2003) prévoient des modalités spécifiques tant pour l’établissement et la transmission que pour la conservation des factures (ex : auto facturation, sous-traitance de la facturation, exigences en matière de archivage, …).
En outre, de même que pour l’intelligibilité, il est nécessaire d’entendre l’archivage électronique comme une conservation « active » à même de garantir la restitution de l’identification de l’auteur et de l’intégrité de l’écrit électronique. A défaut d’une adaptation des moyens d’archivage électronique aux évolutions technologiques, la sécurité et la durabilité (au sens « détection de toute altération ou modification ultérieure de l’acte ») exigées de la conservation électronique pour garantir la force probante de l’écrit électronique risqueraient d’être amoindries.
Ainsi, à titre d’exemple, selon les experts en cryptographie, le risque de casser des clés de 128 bits dans les cinq à dix ans n’est pas à négliger. En effet, si pour l’heure, le risque demeure limité il n’est pas écarté. Cela impliquera qu’il faille  » resigner  » périodiquement le document électronique pour être sûr de son intégrité ou l’assurer par d’autres moyens.
En conséquence, il serait souhaitable que le service d’archivage proposé offre une conservation active des documents électroniques permettant de changer de support pendant la période de temps de conservation qui peut être plus ou moins longue selon les documents.

« Le respect de la norme permet de s’affranchir des systèmes propriétaires  »

Dans la pratique, les parties disposent d’ores et déjà de la norme AFNOR NFZ42-013, publiée en juillet 1999 et révisée en décembre 2001. En effet celle-ci établit « Les spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes ». Cette norme est donc intéressante à appliquer lorsque, dans les systèmes d’archivage électronique, l’intégrité, la fidélité, la sécurité et la pérennité sont recherchées pour garantir les documents. Pour atteindre l’objectif d’intégrité la norme NFZ42-013 privilégie notamment, à défaut d’autres dispositifs ou méthodes qui serait équivalents ou complémentaires, de stocker les documents sur des supports non réinscriptibles de type WORM (Write Once Read Many), gérés, du point de vue fichiers et volumes, conformément au standards ISO 13490 ou 13346.
L’utilisation des standards de gestion de supports cités ci-dessus sont également, couplés avec les formats d’encodage de document précisés par la norme (UIT G4 ou G6, JPEG, SGML, etc.) sont les points d’appui permettant de répondre au besoin de restitution pendant la durée légale de conservation. Cependant, les technologies évoluant, l’obsolescence des matériels est inéluctable. Lorsqu’un système doit évoluer, les choix judicieux guidés par les spécifications de la norme faciliteront les opérations de migrations dont les spécifications techniques doivent être prévues dès la mise en route du système.
En tout état de cause, il faut également noter que le respect des spécifications de la norme permet de s’affranchir des systèmes propriétaires qui subordonnent la pérennité aux aléas économiques ou stratégiques des promoteurs de ces systèmes.
Au-delà des choix techniques, la norme NFZ42-013 adresse des systèmes dans leur contexte quotidien d’utilisation, c’est ainsi que les aspects concernant la documentation technique de la solution logiciel et matériel mise en place ainsi que la description précise de toutes les procédures d’exploitation y sont particulièrement développés pour assurer, autant que possible, aux exploitants des connaissances techniques suffisantes pour gérer ou faire évoluer leur système d’archivage.
Par ailleurs, les indicateurs de tracabilité, tant au niveau du fonctionnement du système que des évènements concernant les documents, exigées par la norme ont été prévus pour fournir, lorsque nécessaire, les éléments attestant la fiabilité du fonctionnement du système et de conforter ainsi la valeur probante des documents restitués.
La mise en place d’une solution d’archivage implique une forte imbrication des dimensions juridique, technique et organisationnelle qui doivent être menées de concert en fonction des besoins d’archivage des documents de l’organisation en cause (entreprise, administrations, …). C’est pourquoi, dans de nombreuses hypothèses, les parties disposent des moyens juridiques et techniques pour archiver leurs documents électroniques contrairement à certaines idées reçues et répandues sur le marché. Elles peuvent également faire appel à des tiers archiveurs. carredefin.gif

PDF/A – Une nouvelle norme pour l’archivage à long terme

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Introduction

Contexte

Le 28 septembre 2005, l’International Standards Organization (ISO) a approuvé une nouvelle norme régissant l’archivage électronique de documents:
ISO-19005-1 – Gestion de documents – Format de fichier des documents électroniques pour une conservation à long terme – Partie 1 : Utilisation du PDF 1.4 (PDF/A-1).
Cette norme est le fruits de 3 années de réunions, de débats et de rapports menés à bien par des organismes et entreprises dans le monde entier.

L’initiative visant à créer un format standard pour les documents archivés électroniquement sur la base du format PDF d’Adobe a été lancée aux États-Unis en mai 2002 par l’ AIIM (Association for Information and Image Management), la NPES (National Printing Equipment Association) et les administrations des cours américaines. Le coup d’envoi a été donné par une réunion qui s’est tenue en octobre 2002 en présence de nombreux utilisateurs de documentation électronique et fournisseurs de PDF, dont Adobe Systems, la bibliothèque du Congrès américain, Surety Inc., Quality Associates Inc., Appligent, Merck, EMC, PDF Sages et la NARA (National Archives & Records Administration). Ils ont été rejoints ensuite par Xerox, Honeywell, EDS et Glaxo Smith Kline, pour n’en citer que quelques-uns.

L’initiative américaine a élaboré une première ébauche et a soumis sont projet à l’ISO en vue du dépôt d’une norme internationale. L’ISO a affecté le projet à un comité technique (TC 171 – Applications en gestion des documents). Le TC 171 regroupe 13 pays participants (dont chacun détient un vote) et 21 pays observateurs. À l’issue de nombreux rapports et amendements, la norme a été approuvée en septembre 2005 par les entreprises qui participent à l’ISO.

Pourquoi l’initiative PDF/A initiative ?

Les formats d’archivage varient d’un pays à l’autre. Les méthodes d’archivage traditionnelles (papier et microfilms ou microfiches) garantissent la reproductibilité mais sont dépassées par les technologies modernes. Les documents volumineux ne peuvent pas être envoyés rapidement dans le monde entier et il est extrêmement difficile de rechercher un contenu spécifique dans des documents archivés. En abordant l’archivage électronique, de nombreuses entreprises ont commencé par mettre en œuvre des archives TIFF. Le format TIFF garantit la reproductibilité à long terme et possède une structure établie. Il est également facile à transmettre dans un environnement commercial mondial mais la recherche dans les fichiers TIFF est peu pratique. Un mouvement s’est alors amorcé en faveur du PDF. Pour toute une série de raisons, le PDF est un format d’archivage plus attractif : le format PDF enregistre les objets structurés (ex. : texte, graphiques vectoriels, images de trame), ce qui permet une recherche efficace en plein texte dans des archives complètes. Le TIFF est un format de trame et doit d’abord être scanné avec un moteur OCR (reconnaissance optique de caractères) avant toute recherche.

Les fichiers PDF sont davantage compacts et exigent seulement une fraction de l’espace mémoire des fichiers TIFF respectifs, souvent avec une meilleure qualité. La taille plus petite des fichiers présente un avantage tout particulier pour le transfert électronique de fichiers (FTP, pièce jointe d’e-mail etc.). Les métadonnées comme le titre, l’auteur, la date de création, la date de modification, le sujet, les mots-clés etc. peuvent être incorporées dans un fichier PDF. Les fichiers PDF peuvent être classifiés automatiquement sur la base des métadonnées, sans requérir une intervention humaine.

Dans un document PDF, le contenu de la page est généralement indépendant du dispositif, c’est-à-dire qu’il ne dépend pas d’une résolution de trame, d’un système de couleurs spécifique etc. Les pages sont d’abord mappées en trame au moment de leur reproduction pour affichage ou impression (processus de rendu). Le PDF va donc continuer à bénéficier des progrès technologiques accomplis dans les dispositifs de reproduction (imprimantes, moniteurs etc.) pendant longtemps.

Adobe Systems, l’inventeur du PDF, devenu norme de facto, a publié sept nouvelles versions de son “Manuel de référence PDF” au cours des 12 dernières années. Chaque nouvelle version a enrichi le format d’une foule de fonctionnalités et a mis à jour certaines fonctionnalités plus anciennes. Il a donc fallu définir un dérivé stable du format PDF basé sur une spécification PDF propriétaire d’Adobe susceptible d’être accepté internationalement comme norme d’archivage électronique à long terme. Résultat : le PDF/A.

La norme PDF/A

L’objectif du PDF/A

La norme ISO 19005-1 définit “un format de fichier basé sur le PDF, connu sous le nom de PDF/A, qui fournit un mécanisme de représentation des documents électroniques permettant de préserver leur apparence visuelle dans le temps, indépendamment des outils et systèmes utilisés pour la création, le stockage et le rendu des fichiers” (source ISO 19005-1). Cette norme ne définit pas une stratégie d’archivage ni les objectifs d’un système d’archivage. Elle identifie un profil de documents électroniques qui garantira la reproductibilité des documents dans les années à venir.

Un des éléments-clés de cette reproductibilité réside dans l’exigence imposée aux documents PDF/A d’être à 100 % auto-contenus. Toutes les informations nécessaires pour afficher le document de la même manière à tout moment sont incorporées dans le fichier. Cela comprend tout le contenu visible comme le teste, les images de trame, les graphiques vectoriels, les polices, les informations sur les couleurs et bien plus encore. Un document PDF/A n’est cependant pas autorisé à se fier à des informations provenant de sources externes directes ou indirectes comme par exemple des liens vers des fichiers d’images externes ou des polices qui ne sont pas incorporées.

PDF contre PDF/A

Le PDF sous sa forme d’origine ne peut pas garantir la reproductibilité à long terme, même pas le principe “Vous obtenez ce que vous voyez “. Certaines restrictions et certains amendements ont dû être incorporés dans la norme. Pour être acceptée, la norme PDF/A a dû se fonder sur une version existante de la référence PDF et non sur une fonctionnalité anticipée dans une future version. Le TC 171 d’ISO a choisi la référence Adobe PDF 1.4 mise en œuvre par Adobe dans Acrobat 5 comme base pour la norme. La norme ISO précise que PDF/A ‘doit respecter toutes les exigences de la référence PDF telle que modifiée par cette partie d’ISO 19005”. La norme elle-même identifie uniquement les écarts par rapport à la référence PDF. Pour bien comprendre la norme PDF/A, vous devez donc comprendre la référence PDF 1.4.

Certaines fonctionnalités autorisées dans PDF 1.4 ont été spécifiquement exclues de PDF/A, par exemple la transparence, le son et les actions de films. Il existe également des éléments décrits dans la référence PDF 1.4 qui ne sont pas obligatoires. D’un autre côté, PDF/A exige l’implémentation de ces éléments, par exemple les polices incorporées. En bref, PDF/A se fonde sur la référence PDF 1.4 avec des fonctionnalités spécifiques obligatoires, recommandées, restreintes ou interdites.

Les PDF/A, A-1a, A-1b, A-2 « Babylon »

PDF/A s’est imposé comme une série de normes comportant plusieurs parties. Actuellement, seul le PDF/A-1 (Partie 1) a été approuvé. Le PDF/A-1 est encore subdivisé en deux niveaux de conformité : PDF/A-1a et PDF/A-1b.

Le PDF/A-1a (niveau A de conformité) représente une conformité totale avec la norme PDF/A actuellement approuvée ISO 19005-1 : Partie 1.

Il existe un niveau de “conformité minimale” pour le PDF/A : le PDF/A-1b (niveau B de conformité). Les exigences du PDF/A-1b sont destinées à garantir la reproductibilité de l’apparence visuelle rendue du fichier sur le long terme.

Le PDF/A-1a et le PDF/A-1b diffèrent principalement au niveau de l’extraction de texte.

  • · Le PDF/A-1a garantit la préservation de la structure logique d’un document et d’un flux de texte de contenu dans la séquence naturelle de lecture. L’extraction de texte revêt une importance particulière lorsque le document doit être affiché sur un dispositif mobile (par exemple un PDA) ou d’autres dispositifs conformément à la Section 508 du Rehabilitation Act américain. Dans ces cas-là, le texte doit être réorganisé sur une taille d’écran limitée (nouveau flux). Cette fonctionnalité est également connue sous le nom de “PDFs balisés”.
  • Le PDF/A-1b garantit que le texte (et le contenu supplémentaire) peut s’afficher correctement (par ex. sur un écran d’ordinateur) mais ne garantit pas que le texte extrait soit lisible ou compréhensible. Ce n’est donc pas une garantie de conformité avec la section 508.

La différence entre PDF/A-1a et -1b n’ont aucun impact pour les documents scannés, dans la mesure où les fichiers n’ont pas été optimisés par OCR pour la recherche.

Le comité technique est en train d’élaborer une nouvelle partie de la norme, ISO 19005-1, Partie-2 (PDF/A-2) . PDF/A-2 couvrira certaines fonctionnalités nouvelles ajoutées aux versions 1.5, 1.6 et 1.7 de la référence PDF. PDF/A-2 devrait posséder une compatibilité arrière, c’est-à-dire que tous les documents PDF/A-1 valides doivent être conformes à PDF/A-2. Toutefois, les fichiers conformes à PDF/A-2 ne seront pas nécessairement conformes à PDF/A-1.

Utilisation de la norme PDF/A

Obtention d’un exemplaire

La norme ISO 19005-1 peut-être acquise sur le site web de l’ISO. Les exemplaires peuvent être commandés au format papier ou au format PDF et, comme toutes les autres normes ISO, ils sont protégés par un copyright. C’est la raison pour laquelle la publication d’une version librement disponible sur Internet est illégale. La norme est actuellement disponible uniquement en anglais.

À qui s’adresse la lecture de la norme PDF/A Standard ?

Le format PDF/A est destiné à supporter et favoriser une bonne stratégie d’archivage. La norme elle-même est très technique et ne peut être totalement comprise que par des experts disposant de connaissances fondamentales en langages de description de pages comme PostScript et PDF. La norme principale est plutôt limitée mais le volume des documents associés est énorme. La référence PDF comporte à elle seule près de 1000 pages, hors les documents de référence supplémentaires comme les formats de police, la spécification XML, les formats de compression, RFCs etc.

De plus, la norme PDF/A à elle seule ne garantit pas l’archivage à long terme. Une bonne approche consiste à recruter un expert qui va vous aider à comprendre les exigences de PDF/A, à déterminer comment mettre en œuvre PDF/A dans votre stratégie d’archivage et vous expliquera les étapes nécessaires à la réalisation de vos objectifs globaux d’archivage.

Quels sont les outils disponibles ?

Des outils de création, de traitement et de validation des documents PDF/A (aperçu en anglais)ont été mis sur le marché depuis la mi-2006. Adobe lui-même a intégré des fonctions respectives dans la version 8 d’Adobe Acrobat, sortie à l’automne 2006. Même Microsoft a mis à disposition un plug-in téléchargeable séparément pour son propre pack Office 2007, permettant ainsi de créer des fichiers conformes à PDF/A à partir de produits Office. En raison du nombre de produits qui sont déjà parus pour la création de PDF/A, il est devenu capital de vérifier soigneusement si les documents PDF/A sont pleinement compatibles avec la norme ISO.

Le PDF/A requiert une solution complète

Le PDF/A ne représente qu’une partie d’une solution d’archivage complète. PDF/A seul ne garantit pas l’archivage à long terme et ne garantit pas non plus que les informations seront affichées comme on le souhaite. PDF/A ne prétend pas non plus qu’une archive basée sur PDF/A soit toujours la meilleure solution. Toutefois, si vous décidez d’utiliser PDF, PDF/A définit un ensemble d’exigences permettant l’archivage à long terme.

Les autres aspects à prendre en compte lors de la mise en œuvre d’une archive conforme à PDF/A incluent, par exemple, les normes et procédures d’entreprise, des sources de données fiables, des polices fiables, la gestion de la qualité et les exigences individuelles spéciales. La migration des archives courantes sur papier ou au format TIFF en archives conformes à PDF/A n’est pas une tâche anodine et doit être soigneusement planifiée.

Résumé

Le PDF/A en tant que nouvelle norme d’archivage

Le PDF/A devrait s’imposer comme la nouvelle norme d’archivage électronique. Le PDF est répandu dans les secteurs privé et public du monde entier et est un format d’archivage déjà accepté sur d’innombrables marchés. La norme PDF/A va contribuer à fournir aux utilisateurs la garantie d’une reproductibilité à long terme.

La création de la norme PDF/A va probablement (et devrait) avoir un impact sur le futur développement du PDF lui-même. Adobe va continuer à améliorer ses offres PDF et ajouter une nouvelle technologie. Parmi les exemples figurent la 3D et le XFA pour les formulaires PDF dynamiques. La norme va donc être soumise à une pression accrue car le concept qui sous-tend les normes, et particulièrement une norme d’archivage, est qu’elles demeurent constantes et ne changent pas régulièrement.

Comment va réagir le marché ?

Ne vous attendez pas à ce que le marché soit inondé de produits PDF/A à brève échéance. La compréhension de la technologie qui se cache derrière PDF/A exige des connaissances considérables. De plus, les utilisateurs ont des attentes plus élevées en termes de qualité pour les logiciels conformes aux normes. Les premiers outils sont sortis sur le marché à la mi-2006. La demande porte sur les outils de création et de validation de documents conformes à PDF/A de même que des conversions simples de fichiers PDF existants en fichiers PDF/A conformes.

L’apparition des premiers outils professionnels PDF/A a initié des processus de mise en œuvre d’archives conformes à PDF/A. On ne peut pas s’attendre à disposer rapidement de nombreuses fonctionnalités. Tablez uniquement sur le format PDF/A-1b le plus restreint déjà disponible, la fonctionnalité complète de PDF/A-1a ne devant arriver que plus tard. Attendez-vous également à trouver de nombreux produits affirmant prendre en charge la norme PDF/A mais ce n’est pas vraiment le cas. Une expertise en évaluations et des fournisseurs sérieux vont être très demandés durant la phase de lancement sur le marché.

Feu de paille ou stratégie à long terme ?

Le PDF/A n’est pas considéré actuellement comme un simple “feu de paille”. L’engouement pour les archives au format PDF se manifeste depuis des années et le PDF s’est déjà imposé comme format d’archivage. La norme PDF/A va contribuer à garantir la préservation à long terme des fichiers électroniques. Maintenant que Microsoft prend en charge la génération directe de PDF/A à partir de ses nouveaux produits Office, le signal est clair et massif. Internationalement adoptée, le format PDF/A est là pour durer.

Problématique d’archivage électronique

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Une partie des documents et des données qui sont produits au quotidien dans les entreprises doit être archivée pour être conservée pendant quelques années ou quelques décennies, afin de se conformer aux contraintes réglementaires ou pour constituer une documentation interne pour les équipes. C’était vrai dans l’environnement papier et c’est encore plus vrai dans l’environnement électronique. En effet, si les papiers savent plus ou moins se conserver tous seuls, les fichiers électroniques livrés à eux-mêmes sont rapidement inexploitables et illisibles. L’archivage électronique doit répondre aux problèmes posés par l’obsolescence des supports et des formats de codage, ainsi qu’à la nécessité d’identifier et de décrire les documents et les données numériques.

Pour l’entreprise, il s’agit d’anticiper le risque de non-disponibilité des données en cas de problème juridique ou technique, et de le faire au meilleur coût.

L’archivage électronique est aujourd’hui encadré par plusieurs normes qui traitent chacune un ou plusieurs aspects de la question : la norme internationale ISO 15489 propose des principes directeurs, des procédures et une démarche pour maîtrise de l’archivage ; le modèle européen MoReq2 détaille les spécifications fonctionnelles d’un système d’archivage électronique (Electronic Records Management System) ; la norme française NF 42-013 définit le cadre et les procédures de conservation des documents numériques natifs ou numérisés ; la norme OAIS définit un modèle d’information et un modèle fonctionnel pour la pérennisation de l’information numérique.

NOUVELLE NORME POUR L’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE

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Attendue de longue date, la nouvelle version de la norme AFNOR relative à l’archivage électronique (NF Z42-013) a pris effet le 4 mars 2009. Le texte contient plusieurs innovations dont la plus importante concerne les supports d’archivage. La version précédente de la norme datée de décembre 2001 ne concernait que les supports non réinscriptibles de type disque WORM (write once, read many). Les supports réinscriptibles de type disques magnétiques sont désormais reconnus à condition que l’intégrité des archives soit assurée par des moyens cryptographiques (empreinte, horodatage, signature électronique).

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C’est un chantier aux allures de marathon entamé en avril 2006 qui s’est achevé le 4 mars 2009 avec la prise d’effet de la nouvelle version de la norme NF Z42-013 relative à l’archivage électronique. Pour reprendre la terminologie officielle de l’AFNOR, le texte « fournit un ensemble de spécifications concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, l’archivage, la consultation et la communication de documents numériques afin d’assurer la conservation et l’intégrité de ceux-ci. »

La parution de cette version actualisée de la norme était attendue dans la mesure où la version antérieure, datée de décembre 2001, ne prenait pas en compte un certains nombre d’évolutions juridiques ou technologiques apparues depuis lors.

Si le document est plus dense, passant de 34 à 44 pages, bien des chapitres ont été conservés pour être simplement actualisés. Il s’agit notamment des passages relatifs à la description de l’architecture technique de la solution, à la sécurité, aux procédures d’exploitation, aux processus de capture des archives ou encore ceux concernant les audits ou les tiers-archiveurs.

Sur la forme, le texte introduit les notions d’exigences minimales en matière de pérennité, d’intégrité et de sécurité et permet le recours à des exigences complémentaires en fonction des contextes. En revanche, le dispositif des options présent dans la version antérieure a été abandonné.

La nouvelle version de la norme contient également des innovations sur le fond avec notamment les aspects suivants :

  • Les documents sonores ou audiovisuels font désormais partie du champ d’application de la norme ;
  • Le concept de traçabilité est particulièrement mis en valeur aux travers des deux types de journaux (journal du cycle de vie des archives et journal des évènements) ;
  • La nouvelle version de la norme reflète un enrichissement issu de l’apport d’une culture archivistique. Cet aspect concerne les métadonnées et les formats d’archivage. Patrick Venturini, chef de projet archivage chez ADP cité par 01 Informatique souligne que « la norme Z 42-013 remonte dans les couches fonctionnelles » ;
  • La norme souligne l’intérêt qu’il y a à définir une politique d’archivage et fait explicitement référence à la norme ISO 14721 (OAIS) ou au modèle européen MoReq (Model Requirement for the management of electronic records).

Une rupture : la prise en compte des supports réinscriptibles

Si les aspects cités ci-dessus sont importants, la plupart des observateurs insistent sur la rupture essentielle introduite par la nouvelle norme. En effet, elle prend en compte l’utilisation de trois supports d’archivage : WORM physique (seul support pris en compte dans la version antérieure), WORM logique et support réinscriptible. Ces derniers, du type disques magnétiques, sont reconnus à condition que l’intégrité des archives soit assurée par des moyens cryptographiques à savoir les dispositifs d’empreinte, d’horodatage et de signature électronique. Pour les experts du domaine qui se sont exprimés sur le sujet, il est ainsi question du moyen pour faire face « à la fin de règne du WORM optique » ou de technologie permettant de « s’affranchir de l’obsolescence technologiques des supports ». Le scellement des archives par signature électronique diffusé depuis plusieurs années sur le marché dispose enfin d’une légitimité normative.

Tout laisse à penser que l’influence de la nouvelle version de la norme NF Z42-013 sera importante dans le secteur de l’archivage électronique. Ainsi, la Fédération Nationale des Tiers de Confiance (FNTC) indique qu’elle sera « le socle » de son référentiel « coffre-fort électronique » à paraître prochainement. De son côté l’Aproged précise qu’elle anime un projet de norme ISO s’appuyant sur les recommandations de la norme française.

Normes d’archivage électronique

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L’archivage électroniques est l’ensemble des outils utilisés pour  identifier, sélectionner, classer et conserver des documents  qui sont sur un support électronique, et cela dans le but de permettre aux utilisateurs de mieux exploiter ces documents et plus particulièrement de les conserver pour un long  terme.

Mais la conservation de ces documents ne doit pas être faite de façon arbitraire mais au contraire elle est régie par plusieurs normes qui sont présentes dans le marché et qui donnent aux archivistes des procédures, des principes directeurs, et une démarche à suivre pour permettre aux archivistes d’arriver à un archivage efficace et performant si on peut dire.

La présence des normes est obligatoire dans le cas où elles permettent d’atteindre un niveau élevé de fiabilité, d’intégration, de conformité, de systématisation.

Il existe plusieurs normes qui traitent chacune un ou plusieurs aspects de la question : la norme internationale ISO 15489 propose des principes directeurs, des procédures et une démarche pour maîtrise de l’archivage ; le modèle européen MoReq2 détaille les spécifications fonctionnelles d’un système d’archivage électronique (Electronic Records Management System) ; la norme française NF 42-013 définit le cadre et les procédures de conservation des documents numériques natifs ou numérisés ; la norme OAIS définit un modèle d’information et un modèle fonctionnel pour la pérennisation de l’information numérique ; la norme ISO 19005-1 est une norme de l’Organisation Internationale de Normalisation (ISO) qui définit un format standard (PDF/A-1) pour l’archivage à long terme de documents électroniques.

1-    Norme ISO 15489 (2001) :

L’ISO 15489 est élaborée sous l’égide de l’Organisation internationale de normalisation (ISO) en anglais en 2001 et en français en 2002, elle porte spécifiquement sur le records management. Elle a pour objectif  d’enregistrer et archiver tous les documents que l’entreprise doit conserver, sous n’importe quelle forme, support ou combinaison de support. Elle permet aux entreprises et organismes aussi bien publics que privés de mettre en place des procédures qui garantissent que les informations ont les caractéristiques essentielles d’exactitude, d’intégrité et de fiabilité, elle identifie les éléments clés nécessaires à la conservation de l’information et leur mise à disposition d’une manière fiable.

Il s’agit en fait de d’établir un langage international commun pour enregistrer et archiver tous les documents indépendamment de leur support et de leur structure logique. La présence de cette norme permet aux entreprises d’avoir des procédures et des techniques qui  vont garantir que les ressources d’information auront des caractéristiques telles que l’exactitude, l’intégrité et la fiabilité.

La norme comporte  en deux parties :

  • ISO 15489-1 Information et documentation « Records Management », Partie 1 : Principes directeurs ;
  • ISO/TR 15489-2 Information et documentation « Records Management », Partie 2 : Guide pratique.

Cette norme constitue un guide qui va aider les professionnels de l’information à mieux gérer et organiser les documents de manière permanente, elle définit des politiques, des systèmes et des méthodes pour l’élaboration et  la mise en œuvre d’un système d’archivage de qualité.

2-    Norme AFNOR NF Z 42-013 :

La NF Z 42-013 est publiée par l’AFNOR, organisme officiel français de normalisation qui est membre de l’organisation internationale de normalisation ISO auprès de laquelle cet organisme représente la France. La NF Z 42-013 porte sur les « spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes ». La norme énumère « les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques».

Elle prend effet à partir du 20 juillet 1999 (la première version), cette première version limitait l’usage aux WORM Optiques (CDs/DVDs non réinscriptibles) c’est-à-dire Write Once Read Many désigne les supports de stockage non réinscriptibles. Ces supports permettent l’écriture de données mais ne permettent pas l’effacement. Il est donc possible d’écrire une fois (Write Once) et de lire autant de fois que souhaité (Read Many) sans effacer la donnée écrite, alors  Il est impossible d’apporter à l’information enregistrée une quelconque modification. Cette norme est révisée en Mars 2009, cette mise à jour intègre désormais les « WORM logiques » et simplifie la mise en œuvre de la norme pour les entreprises. Cette nouvelle version de la NF Z42-013 admet également les supports réinscriptibles à condition d’utiliser la cryptologie voire la signature électronique. En effet cette nouvelle version permet  l’utilisation de technologies de stockage autre que le WORM.

La présente norme NF Z 42-013 a été rédigée pour aider les organismes et les entreprises qui utilisent ou qui ont l’intention d’utiliser des systèmes informatisés pour la gestion et le stockage de leurs documents électroniques. Elle décrit les principes permettant de s’assurer que ces systèmes sont correctement conçus et spécifie les procédures pour l’exploitation de ces systèmes. Elle contient un ensemble des prescriptions visant à e que des documents électroniques soient produits, stockés et restitués, de telle façon que l’on puisse être sûr de leur intégrité et de leur fidélité par rapport aux documents d’origine.

La norme NF Z 42-013 est destinée à la préservation et la conservation des documents électroniques,  Elle précise les exigences pour répondre au besoin de pérennité, d’intégrité et de sécurité.

3-    OAIS (Open Archival Information System – Système Ouvert d’Archivage d’Information)

L’OAIS est modèle de référence et qui est le fruit d’un travail du CCSDS c’est-à-dire Consultative Committee for Space Data Systems (organisme international de normalisation des agences spatiales). Elle correspond à la norme ISO 14721:2003, Ce travail, auquel ont été associés des représentants de bibliothèques et d’archives institutionnelles, a abouti en 2002 à la rédaction d’un document qui spécifie de manière très générale l’architecture logique et les fonctionnalités d’un système d’archivage. Ce modèle est devenu standard CCSDS en 2002 puis norme ISO 14721 en 2003.

L’OAIS est un modèle abstrait qui nous permet de comprendre en profondeur toutes les spécificités de l’archivage numérique, il définit les grandes lignes, les fonctions, les responsabilités et l’organisation d’un système qui voudrait conserver et préserver de l’information sur le long terme, pour en garantir l’accès aux utilisateurs identifiés. Le long terme est défini comme suffisamment long pour être soumis à l’impact des évolutions technologiques.

  • Les acteurs de l’OAIS :

Le modèle OAIS est composé de trois types d’acteurs à savoir :

  • les producteurs qui peuvent être des personnes, ou bien des organismes qui fournissent  les objets à conserver. Avant l’archivage ces objets sont sous forme de « SIP » (Submission Information Package), mais après l’archivage ils deviennent les « AIP«  (Archival Information Package).
  • le management : ce sont les décideurs qui définissent la politique globale de l’OAIS, il fournit à l’OAIS sa charte et son domaine d’application.
  • les utilisateurs : ce sont des personnes qui bénéficient des services offerts par l’OAIS, ces utilisateurs cherchent les informations conservées dans le système et qui les  intéressent sous la forme de « DIP » (« Dissemination Information Package »).
  • Entités fonctionnelles de l’OAIS :

Le modèle OAIS est composé de six entités fonctionnelles :

  • L’entité « entrées » : elle reçoit et  contrôle  les objets  à archiver, ces objets vont être transmis pour faire l’objet du stockage.
  • ·         L’entité « stockage » : elle permet de stoker et de sauvegarder les objets archivés.
  • L’entité « gestion des données » : elle assure les fonctions relatives à la mise en  disposition les objets archivés et les informations nécessaires pour la gestion technique.
  • ·         L’entité « administration » : elle pilote le système et assure sa cohérence en établissant des règles internes. Elle vise aussi l’amélioration du système afin de garantir des services de qualité.
  • ·         L’entité « planification de la pérennisation » : c’est une cellule chargée de la veille technologique, elle analyse l’environnement technologique et propose des recommandations nécessaires au système afin de s’adapter aux changements et aux évolutions technologiques, éviter l’obsolescence et pour répondre aux nouvelles besoins des utilisateurs.
  • ·          L’entité « accès » : cette entité permet aux utilisateurs d’accéder aux services existant au niveau de l’interface du système, les utilisateurs peuvent effectuer des recherches et trouver ce dont ils ont besoin. 

 

 

  • Les différents types d’information :

Dans le modèle OAIS, l’objet à archiver se trouve dans un paquet d’informations, ce dernier regroupe plusieurs types d’informations à pérenniser afin de garantir une conservation sur le long terme.

Ces types d’informations sont : l’information de représentation qui assure la compréhension et la représentation de l’objet archivé, et l’information de pérennisation qui est nécessaire pour conserver le contenu d’information et assurer l’intégrité de l’objet archivé. Cette information de pérennisation regroupe quatre types d’information  savoir :

  • information de provenance : décrit l’origine du Contenu d’information.
  • information de contexte : décrit les liens existant entre le contenu d’information et d’autres informations situées hors du Paquet d’informations.
  • information d’identification : permet d’identifier le contenu d’information.
  • information d’intégrité : définit les dispositifs nécessaires pour protéger le contenu de l’information.

 

4-    La norme PDF/A-1 :

ISO 19005-1 est une norme de l’Organisation internationale de normalisation (ISO) qui a été publiée le 1er octobre 2005. Cette norme ISO définit un format standard (PDF/A-1) pour l’archivage à long terme de documents électroniques et se fonde sur la référence PDF version 1.4 d’Adobe Systems Inc. (PDF 1.4 équivaut en grande partie à la fonctionnalité mise en œuvre dans Adobe Acrobat 5).

La norme ISO 19005-1 fournit un mécanisme de représentation des documents électroniques permettant de préserver leur apparence visuelle dans le temps, indépendamment des outils et systèmes utilisés pour la création, le stockage et le rendu des fichiers. Cette norme ne définit pas une stratégie d’archivage ni les objectifs d’un système d’archivage. Elle identifie un profil de documents électroniques qui garantira la reproductibilité des documents dans les années à venir.

La norme PDF/A va contribuer à fournir aux utilisateurs la garantie, la sécurité, la fiabilité de la diffusion et des échanges de documents électroniques  long terme.

La norme présente deux niveaux de conformité :

  • PDF/A-1a : niveau “A” de conformité : en plus de la reproduction visuelle exacte, il inclut le mappage de texte en Unicode et la structuration du contenu du document
  • PDF/A-1b : niveau “B” de conformité : reproduction visuelle exacte

 

La norme PDF/A comporte un certain nombre de caractéristiques :

  • · Indépendance vis à vis des fournisseurs  de solutions logicielles ;
  • · Possibilité de développer des visualiseurs à tout moment ; spécifications accessibles à tous ;
  • Autonomie (indépendance matérielle et logicielle) ;
  • Accepte les métadonnées ;
  • Accepte la signature électronique;
  • Fonction de recherche plein texte ;
  • Taille des fichiers (selon type source et nature du fichier).

Les restrictions de cette norme comportent :

  • L’absence d’objet dynamique de type audiogramme ou vidéogramme,
  • L’interdiction du lancement de code script ou de fichiers exécutables,
  • L’inclusion de toutes les polices de caractères et leur utilisation sans contrainte légale et d’affichage,
  • La palette des couleurs utilisée doit être spécifiée de manière indépendante,
  • Absence de chiffrement ou de sécurisation,
  • L’utilisation de métadonnées standard est obligatoire.

5-    La norme MoReq :

Parallèlement à la norme ISO 15489 sur le Records Management, le projet MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records) élaboré par la Commission européenne en 2002 et traduit en français en 2004 sous le titre Modèle d’exigences pour l’organisation de l’archivage électronique, ce modèle est destiné à devenir un cadre de référence pour l’organisation et la gestion des documents électroniques en Europe. Son objectif est la mise en place d’un système en mesure de gérer les documents électroniques aux degrés de confidentialité et d’intégrité voulus en combinant les avantages de la gestion électronique et ceux de la théorie classique de l’archivage.

Les spécifications MoReq et le présent document s’adressent autant au secteur public qu’au secteur privé, les deux partageant le souci d’organiser et de gérer l’information dans le temps.

Le MoReq2 constitue le modèle le plus important dans le domaine européen de la gestion des documents électroniques et des archives. Ce standard européen spécifie les exigences relatives à l’administration de documents, à la gestion des documents et des archives, ainsi qu’à l’archivage électronique. La version actuelle du MoReq2 a été publiée le 13 février 2008 et complétée, dans le courant de l’année 2008, par l’ajout d’un processus de certification des logiciels. Pour bénéficier de la certification MoReq2, un produit doit être soumis à un ensemble de tests élaborés, puisque que le modèle MoReq2 constitue la norme pour tout utilisateur qui doit administrer et stocker des informations au format papier ou électronique, de manière systématique et durable. Jef Schram, de la Commission européenne à Bruxelles, déclare : « MoReq2 offre une définition complète des exigences relatives à la gestion des documents électroniques et des dossiers commerciaux pour l’ensemble de l’Europe. »

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