L’archivage électroniques est l’ensemble des outils utilisés pour  identifier, sélectionner, classer et conserver des documents  qui sont sur un support électronique, et cela dans le but de permettre aux utilisateurs de mieux exploiter ces documents et plus particulièrement de les conserver pour un long  terme.

Mais la conservation de ces documents ne doit pas être faite de façon arbitraire mais au contraire elle est régie par plusieurs normes qui sont présentes dans le marché et qui donnent aux archivistes des procédures, des principes directeurs, et une démarche à suivre pour permettre aux archivistes d’arriver à un archivage efficace et performant si on peut dire.

La présence des normes est obligatoire dans le cas où elles permettent d’atteindre un niveau élevé de fiabilité, d’intégration, de conformité, de systématisation.

Il existe plusieurs normes qui traitent chacune un ou plusieurs aspects de la question : la norme internationale ISO 15489 propose des principes directeurs, des procédures et une démarche pour maîtrise de l’archivage ; le modèle européen MoReq2 détaille les spécifications fonctionnelles d’un système d’archivage électronique (Electronic Records Management System) ; la norme française NF 42-013 définit le cadre et les procédures de conservation des documents numériques natifs ou numérisés ; la norme OAIS définit un modèle d’information et un modèle fonctionnel pour la pérennisation de l’information numérique ; la norme ISO 19005-1 est une norme de l’Organisation Internationale de Normalisation (ISO) qui définit un format standard (PDF/A-1) pour l’archivage à long terme de documents électroniques.

1-    Norme ISO 15489 (2001) :

L’ISO 15489 est élaborée sous l’égide de l’Organisation internationale de normalisation (ISO) en anglais en 2001 et en français en 2002, elle porte spécifiquement sur le records management. Elle a pour objectif  d’enregistrer et archiver tous les documents que l’entreprise doit conserver, sous n’importe quelle forme, support ou combinaison de support. Elle permet aux entreprises et organismes aussi bien publics que privés de mettre en place des procédures qui garantissent que les informations ont les caractéristiques essentielles d’exactitude, d’intégrité et de fiabilité, elle identifie les éléments clés nécessaires à la conservation de l’information et leur mise à disposition d’une manière fiable.

Il s’agit en fait de d’établir un langage international commun pour enregistrer et archiver tous les documents indépendamment de leur support et de leur structure logique. La présence de cette norme permet aux entreprises d’avoir des procédures et des techniques qui  vont garantir que les ressources d’information auront des caractéristiques telles que l’exactitude, l’intégrité et la fiabilité.

La norme comporte  en deux parties :

  • ISO 15489-1 Information et documentation « Records Management », Partie 1 : Principes directeurs ;
  • ISO/TR 15489-2 Information et documentation « Records Management », Partie 2 : Guide pratique.

Cette norme constitue un guide qui va aider les professionnels de l’information à mieux gérer et organiser les documents de manière permanente, elle définit des politiques, des systèmes et des méthodes pour l’élaboration et  la mise en œuvre d’un système d’archivage de qualité.

2-    Norme AFNOR NF Z 42-013 :

La NF Z 42-013 est publiée par l’AFNOR, organisme officiel français de normalisation qui est membre de l’organisation internationale de normalisation ISO auprès de laquelle cet organisme représente la France. La NF Z 42-013 porte sur les « spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes ». La norme énumère « les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques».

Elle prend effet à partir du 20 juillet 1999 (la première version), cette première version limitait l’usage aux WORM Optiques (CDs/DVDs non réinscriptibles) c’est-à-dire Write Once Read Many désigne les supports de stockage non réinscriptibles. Ces supports permettent l’écriture de données mais ne permettent pas l’effacement. Il est donc possible d’écrire une fois (Write Once) et de lire autant de fois que souhaité (Read Many) sans effacer la donnée écrite, alors  Il est impossible d’apporter à l’information enregistrée une quelconque modification. Cette norme est révisée en Mars 2009, cette mise à jour intègre désormais les « WORM logiques » et simplifie la mise en œuvre de la norme pour les entreprises. Cette nouvelle version de la NF Z42-013 admet également les supports réinscriptibles à condition d’utiliser la cryptologie voire la signature électronique. En effet cette nouvelle version permet  l’utilisation de technologies de stockage autre que le WORM.

La présente norme NF Z 42-013 a été rédigée pour aider les organismes et les entreprises qui utilisent ou qui ont l’intention d’utiliser des systèmes informatisés pour la gestion et le stockage de leurs documents électroniques. Elle décrit les principes permettant de s’assurer que ces systèmes sont correctement conçus et spécifie les procédures pour l’exploitation de ces systèmes. Elle contient un ensemble des prescriptions visant à e que des documents électroniques soient produits, stockés et restitués, de telle façon que l’on puisse être sûr de leur intégrité et de leur fidélité par rapport aux documents d’origine.

La norme NF Z 42-013 est destinée à la préservation et la conservation des documents électroniques,  Elle précise les exigences pour répondre au besoin de pérennité, d’intégrité et de sécurité.

3-    OAIS (Open Archival Information System – Système Ouvert d’Archivage d’Information)

L’OAIS est modèle de référence et qui est le fruit d’un travail du CCSDS c’est-à-dire Consultative Committee for Space Data Systems (organisme international de normalisation des agences spatiales). Elle correspond à la norme ISO 14721:2003, Ce travail, auquel ont été associés des représentants de bibliothèques et d’archives institutionnelles, a abouti en 2002 à la rédaction d’un document qui spécifie de manière très générale l’architecture logique et les fonctionnalités d’un système d’archivage. Ce modèle est devenu standard CCSDS en 2002 puis norme ISO 14721 en 2003.

L’OAIS est un modèle abstrait qui nous permet de comprendre en profondeur toutes les spécificités de l’archivage numérique, il définit les grandes lignes, les fonctions, les responsabilités et l’organisation d’un système qui voudrait conserver et préserver de l’information sur le long terme, pour en garantir l’accès aux utilisateurs identifiés. Le long terme est défini comme suffisamment long pour être soumis à l’impact des évolutions technologiques.

  • Les acteurs de l’OAIS :

Le modèle OAIS est composé de trois types d’acteurs à savoir :

  • les producteurs qui peuvent être des personnes, ou bien des organismes qui fournissent  les objets à conserver. Avant l’archivage ces objets sont sous forme de "SIP" (Submission Information Package), mais après l’archivage ils deviennent les "AIP" (Archival Information Package).
  • le management : ce sont les décideurs qui définissent la politique globale de l’OAIS, il fournit à l’OAIS sa charte et son domaine d’application.
  • les utilisateurs : ce sont des personnes qui bénéficient des services offerts par l’OAIS, ces utilisateurs cherchent les informations conservées dans le système et qui les  intéressent sous la forme de "DIP" ("Dissemination Information Package").
  • Entités fonctionnelles de l’OAIS :

Le modèle OAIS est composé de six entités fonctionnelles :

  • L’entité « entrées » : elle reçoit et  contrôle  les objets  à archiver, ces objets vont être transmis pour faire l’objet du stockage.
  • ·         L’entité « stockage » : elle permet de stoker et de sauvegarder les objets archivés.
  • L’entité « gestion des données » : elle assure les fonctions relatives à la mise en  disposition les objets archivés et les informations nécessaires pour la gestion technique.
  • ·         L’entité « administration » : elle pilote le système et assure sa cohérence en établissant des règles internes. Elle vise aussi l’amélioration du système afin de garantir des services de qualité.
  • ·         L’entité « planification de la pérennisation » : c’est une cellule chargée de la veille technologique, elle analyse l’environnement technologique et propose des recommandations nécessaires au système afin de s’adapter aux changements et aux évolutions technologiques, éviter l’obsolescence et pour répondre aux nouvelles besoins des utilisateurs.
  • ·          L’entité « accès » : cette entité permet aux utilisateurs d’accéder aux services existant au niveau de l’interface du système, les utilisateurs peuvent effectuer des recherches et trouver ce dont ils ont besoin. 

 

 

  • Les différents types d’information :

Dans le modèle OAIS, l’objet à archiver se trouve dans un paquet d’informations, ce dernier regroupe plusieurs types d’informations à pérenniser afin de garantir une conservation sur le long terme.

Ces types d’informations sont : l’information de représentation qui assure la compréhension et la représentation de l’objet archivé, et l’information de pérennisation qui est nécessaire pour conserver le contenu d’information et assurer l’intégrité de l’objet archivé. Cette information de pérennisation regroupe quatre types d’information  savoir :

  • information de provenance : décrit l’origine du Contenu d’information.
  • information de contexte : décrit les liens existant entre le contenu d’information et d’autres informations situées hors du Paquet d’informations.
  • information d’identification : permet d’identifier le contenu d’information.
  • information d’intégrité : définit les dispositifs nécessaires pour protéger le contenu de l’information.

 

4-    La norme PDF/A-1 :

ISO 19005-1 est une norme de l’Organisation internationale de normalisation (ISO) qui a été publiée le 1er octobre 2005. Cette norme ISO définit un format standard (PDF/A-1) pour l’archivage à long terme de documents électroniques et se fonde sur la référence PDF version 1.4 d’Adobe Systems Inc. (PDF 1.4 équivaut en grande partie à la fonctionnalité mise en œuvre dans Adobe Acrobat 5).

La norme ISO 19005-1 fournit un mécanisme de représentation des documents électroniques permettant de préserver leur apparence visuelle dans le temps, indépendamment des outils et systèmes utilisés pour la création, le stockage et le rendu des fichiers. Cette norme ne définit pas une stratégie d’archivage ni les objectifs d’un système d’archivage. Elle identifie un profil de documents électroniques qui garantira la reproductibilité des documents dans les années à venir.

La norme PDF/A va contribuer à fournir aux utilisateurs la garantie, la sécurité, la fiabilité de la diffusion et des échanges de documents électroniques  long terme.

La norme présente deux niveaux de conformité :

  • PDF/A-1a : niveau “A” de conformité : en plus de la reproduction visuelle exacte, il inclut le mappage de texte en Unicode et la structuration du contenu du document
  • PDF/A-1b : niveau “B” de conformité : reproduction visuelle exacte

 

La norme PDF/A comporte un certain nombre de caractéristiques :

  • · Indépendance vis à vis des fournisseurs  de solutions logicielles ;
  • · Possibilité de développer des visualiseurs à tout moment ; spécifications accessibles à tous ;
  • Autonomie (indépendance matérielle et logicielle) ;
  • Accepte les métadonnées ;
  • Accepte la signature électronique;
  • Fonction de recherche plein texte ;
  • Taille des fichiers (selon type source et nature du fichier).

Les restrictions de cette norme comportent :

  • L’absence d’objet dynamique de type audiogramme ou vidéogramme,
  • L’interdiction du lancement de code script ou de fichiers exécutables,
  • L’inclusion de toutes les polices de caractères et leur utilisation sans contrainte légale et d’affichage,
  • La palette des couleurs utilisée doit être spécifiée de manière indépendante,
  • Absence de chiffrement ou de sécurisation,
  • L’utilisation de métadonnées standard est obligatoire.

5-    La norme MoReq :

Parallèlement à la norme ISO 15489 sur le Records Management, le projet MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records) élaboré par la Commission européenne en 2002 et traduit en français en 2004 sous le titre Modèle d’exigences pour l’organisation de l’archivage électronique, ce modèle est destiné à devenir un cadre de référence pour l’organisation et la gestion des documents électroniques en Europe. Son objectif est la mise en place d’un système en mesure de gérer les documents électroniques aux degrés de confidentialité et d’intégrité voulus en combinant les avantages de la gestion électronique et ceux de la théorie classique de l’archivage.

Les spécifications MoReq et le présent document s’adressent autant au secteur public qu’au secteur privé, les deux partageant le souci d’organiser et de gérer l’information dans le temps.

Le MoReq2 constitue le modèle le plus important dans le domaine européen de la gestion des documents électroniques et des archives. Ce standard européen spécifie les exigences relatives à l’administration de documents, à la gestion des documents et des archives, ainsi qu’à l’archivage électronique. La version actuelle du MoReq2 a été publiée le 13 février 2008 et complétée, dans le courant de l’année 2008, par l’ajout d’un processus de certification des logiciels. Pour bénéficier de la certification MoReq2, un produit doit être soumis à un ensemble de tests élaborés, puisque que le modèle MoReq2 constitue la norme pour tout utilisateur qui doit administrer et stocker des informations au format papier ou électronique, de manière systématique et durable. Jef Schram, de la Commission européenne à Bruxelles, déclare : « MoReq2 offre une définition complète des exigences relatives à la gestion des documents électroniques et des dossiers commerciaux pour l’ensemble de l’Europe. »

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