Liste de différentes normes

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NORMES FRANÇAISES

- NF ISO 15489-1 : Information et documentation -« Records management ».
- NF Z40-010 : Prescriptions de conservation des documents graphiques et photographiques dans le cadre d’une exposition (2002-06-01).
- NF Z40-350 : Archivage – Prestations en archivage et gestion externalisée de documents sur support papier – Service et mise en œuvre des prestations (2001-12-01).
- NF Z42-001 : Imagerie électronique – Vocabulaire – Partie 1: Termes généraux (1994-12-01).
- NF Z42-010-1 : Imagerie électronique. Numérisation des documents de bureau. Partie 1: sous-traitance de numérisation. Guide pour l’élaboration d’un cahier des charges techniques (1992-08-01).
- NF Z42-010-2 : Imagerie électronique. Numérisation des documents de bureau. Partie 2: acquisition d’un système de gestion électronique de documents. Guide pour l’élaboration d’un cahier des charges techniques (1993-12-01).
- NF Z42-011-1 : Imagerie électronique – Permanence de l’information sur disque optique numérique – Partie 1: disques du type Worm (1993-12-01).
- NF Z42-011-2 : Imagerie électronique – Partie 2 : contrôle des informations conservées sur CD (2001-12-01).
- NF Z42-012 : Imagerie électronique – Cibles de contrôle pour les systèmes de numérisation en noir et blanc des documents de bureau – Description et mode d’emploi (1994-12-01).
- NF Z42-013 (Z42013) : Archivage électronique. Recommandations relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes (2001-12-01).
- NF Z43-053 : Micrographie des publications périodiques sur film de 35 mm destiné à l’archivage (1981-06-01).
- NF Z43-400 : Archivage de données électroniques – COM/COLD  (2005-09-01).
- NF/IS- 11799 : Information et documentation – Prescriptions pour le stockage des documents d’archives et de bibliothèques (2004-01-01).
- NF/IS- 14416 : Information et documentation – Prescriptions relatives à la reliure des livres, des périodiques, des publications en série et des autres documents en papier à l’usage des archives et des bibliothèques – Méthodes et matériaux (2003-12-01).
- WAES 01 : Signature électronique (2002-04-01).

NORMES EUROPÉENNES

- EN 29592-2 : Systèmes de traitement de l’information – Infographie – Interface de programmation du système graphique hiérarchisé (PHIGS) – Partie 2 : format de fichier d’archive (1994-12-01).
- EN 29592-3 : Systèmes de traitement de l’information – Infographie – Interface de programmation du système graphique hiérarchisé (PHIGS) – Partie 3:codage mode texte en clair du fichier d’archive (1995-03-01).
- EN 9130 : Série aérospatiale -système qualité – archivage des documents (2001-04-01).
- EN 13290-6 : Management des projets spatiaux – Exigences générales – Partie 6: gestion de l’information et de la documentation (2002-01-01).

NORMES INTERNATIONALES

- ISO 10196 : Applications en imagerie documentaire — Recommandations pour la création des documents originaux (2003-01-01).
- IS0 11108 : Information et documentation. Papier pour documents d’archives. Prescriptions pour la permanence et la durabilité (1996-12-01).
- ISO 14721 : Systèmes de transfert des informations et données spatiales — Système ouvert d’archivage de l’information – Modèle de référence (disponible en anglais seulement) (1905-06-25).
- ISO 18902 : Matériaux pour image – Films, plaques et papiers après traitement – Contenants pour classement destinés à l’archivage (2001-09-01).
- ISO 18911 : Matériaux pour image -Films photographiques de sécurité traités – Techniques d’archivage (2000-11-01).
- ISO 18918 : Matériaux pour image -Plaques photographiques développées – Directives pour l’archivage (2000-03-01).
- ISO 18920 : Matériaux pour image -Tirages photographiques traités par réflexion – Directives pour l’archivage (2000-07-01).
- ISO 4087 : Micrographie. Enregistrement des journaux sur microfilm de 35 mm pour l’archivage (1995-06-16).
- ISO 9001 : Systèmes de management de la qualité – Exigences (2004-07-09).
- ISO / IEC 7942-4 : Technologies de l’information – Infographie et traitement d’image – Système graphique Kernel (GKS) – Partie 4: Archive de partie d’image (disponible en anglais seulement) (2003-08-06).
- ISO / IEC 9592-2 : Technologies de l’information – Infographie et traitement de l’image – Interface de programmation du système graphique hiérarchisé (PHIGS) – Partie 2: Format de fichier d’archive (disponible en anglais seulement) (2002-08-16).
- ISO / IEC 9592-3 : Technologies de l’information – Infographie et traitement de l’image – Interface de programmation du système graphique hiérarchisé (PHIGS) – Partie 3: Spécification du codage mode texte en clair du fichier d’archive (disponible en anglais seulement) (2002-08-16).
- ISO / IEC ISP 12069- 4 : Technologies de l’information – Profils normalisés internationaux ADFnn – Classement et recherche documentaire – Partie 4: ADF12 – Classement et recherche courante — Profil d’archivage (disponible en anglais seulement) (2004-02-12).
- IS0 8601 : Éléments de données et formats d’échange – Échange d’information – Représentation de la date et de l’heure (2004-12-03).
- ISO / IEC 8859 : Technologies de l’information – Jeux de caractères graphiques codés sur un seul octet
- ISO / IEC 9075 : Technologies de l’information – Langages de base de données – SQL.
- ISO / IEC 10646 : Technologies de l’information – Jeu universel de caractères codés sur plusieurs octets (JUC) (2003-12-15).
- ISO 23950 : Information et documentation – Recherche d’information (Z39.50) – Définition du service de l’application et spécification du protocole (2003-07-30).
- ISO / IEC 17799 : Technologies de l’information – Code de pratique pour la gestion de sécurité d’information (2001-09-10).
- ISO 19005-1 : Gestion de documents – Format de fichier des documents électroniques pour une conservation à long terme – Partie 1: utilisation du PDF 1.4 (PDF/A-1) (2005-10-01).
- ISO 15930 : PDF/X : Norme destinée à assurer l’échange de documents dans le domaine de la pré-impression. Permet de piloter les logiciels qui permettent le tramage pour l’impression.
- ISO 32000 : Norme décrivant le format PDF 1.7 (2008-07-01).

AUTRES TEXTES NORMATIFS

- FD X50-185 : Outils de management – Management de l’information (2004-03-01).
- FD Z74-260-1 : Technologie de l’information – Guide pour la gestion de la sécurité des systèmes d’information – Partie 1: concepts et modèles (1998-08-01)/
- FD ISO/TR 15489-2 : Information et documentation -« Records management » – Partie 2: guide pratique (2002-03-01).
- FD/IS- TR 23081-1 : Records management – Métadonnées pour les processus de records et de records management. Partie 1 : Principes (2004-06-02).
- BP Z74-500 : Sécurité des informations stratégiques – Qualité de la confiance – Comment préserver la confidentialité des informations pratiques (2002-08-01).
- FD Z74-200 : Technologies de l’information – Protection des informations sensibles ne relevant pas du secret-défense – Recommandations pour les postes de travail informatiques (1992-09-01).
- ISAD (G) : Norme générale et internationale de description archivistique, Deuxième édition – ISBN/ISSN: 0-9696035-6-8 (1999-01-01).
- ISAAR (CPF) : Norme internationale sur les notices d’autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles, Deuxième édition – ISBN/ISSN: 2-9521932-2-3.

Archivage électronique : des contraintes juridiques et technologiques

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Archiver des documents électroniques correspond à l’idée de pérennité de l’information avec la possibilité de la restituer intègre et fidèle, c’est à dire identique en tout point à celle de son origine. Cette opération visant à conserver des informations ayant une valeur probatoire ou des effets juridiques concerne toutes les personnes juridiques sans exception, qu’elles soient physiques, morales, privés ou publiques. Ainsi, la conservation répond à deux objectifs principaux :
– elle porte sur des documents servant de pièces justificatives dans le cadre de contrôles administratifs (ex : fiscal ou social),
– elle permet la production d’actes juridiques valant preuve en cas de litige.
L’article 1316-1 du code civil dispose : « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. » Il ressort de ce texte que la preuve littérale sous forme électronique est admise à une double condition : l’identification de l’auteur à qui l’acte est imputé et la garantie de son intégrité. Force est de constater que si la loi vise la conservation des documents électroniques, elle ne traite pas des formes et des modalités d’archivage. Le législateur a posé certains aménagements qui méritent attention dans la mesure où ils peuvent avoir des incidences sur l’archivage électronique.
Le texte impose à la preuve littérale sous forme électronique que l’intégrité de l’acte, dans tout son cycle de vie, c’est à dire de son établissement à sa conservation, soit garantie.
Aux termes de l’article 1316-4 alinéa 2 du code civil, « Lorsqu’elle est électronique, elle (la signature) consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat. » La conservation devra préserver les fonctions essentielles de l’acte : identification et intégrité, c’est à dire qu’elle devra porter à la fois sur le document signé lui-même ainsi que sur les éléments permettant sa vérification (certificat électronique et liste de révocation des certificats).
Aussi, sans rentrer dans le détail de la technologie utilisée, la loi lie la preuve des actes sous seing privé à la fiabilité du procédé de signature électronique utilisé. En ce sens, la « solidité » et la durabilité du lien entre la signature électronique et le message constitue un aspect fondamental. Pour bénéficier de la présomption de fiabilité ou pour la validité de certains actes juridiques (art. 1108-1 c. civ. du projet de LCEN), les parties devront avoir recours à la signature électronique sécurisée.

« L’archivage électronique doit être considéré comme une conservation active »

La conservation de chaque document variera selon les textes applicables. Par exemple, en matière de facture électronique, le nouveau dispositif légal et réglementaire résultant de l’article 17 de la LFR pour 2002 qui assure la transposition de la directive européenne du 20 décembre 2001 (décret du 18 juillet 2003 et Instruction fiscale du 7 août 2003) prévoient des modalités spécifiques tant pour l’établissement et la transmission que pour la conservation des factures (ex : auto facturation, sous-traitance de la facturation, exigences en matière de archivage, …).
En outre, de même que pour l’intelligibilité, il est nécessaire d’entendre l’archivage électronique comme une conservation « active » à même de garantir la restitution de l’identification de l’auteur et de l’intégrité de l’écrit électronique. A défaut d’une adaptation des moyens d’archivage électronique aux évolutions technologiques, la sécurité et la durabilité (au sens « détection de toute altération ou modification ultérieure de l’acte ») exigées de la conservation électronique pour garantir la force probante de l’écrit électronique risqueraient d’être amoindries.
Ainsi, à titre d’exemple, selon les experts en cryptographie, le risque de casser des clés de 128 bits dans les cinq à dix ans n’est pas à négliger. En effet, si pour l’heure, le risque demeure limité il n’est pas écarté. Cela impliquera qu’il faille  » resigner  » périodiquement le document électronique pour être sûr de son intégrité ou l’assurer par d’autres moyens.
En conséquence, il serait souhaitable que le service d’archivage proposé offre une conservation active des documents électroniques permettant de changer de support pendant la période de temps de conservation qui peut être plus ou moins longue selon les documents.

« Le respect de la norme permet de s’affranchir des systèmes propriétaires  »

Dans la pratique, les parties disposent d’ores et déjà de la norme AFNOR NFZ42-013, publiée en juillet 1999 et révisée en décembre 2001. En effet celle-ci établit « Les spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes ». Cette norme est donc intéressante à appliquer lorsque, dans les systèmes d’archivage électronique, l’intégrité, la fidélité, la sécurité et la pérennité sont recherchées pour garantir les documents. Pour atteindre l’objectif d’intégrité la norme NFZ42-013 privilégie notamment, à défaut d’autres dispositifs ou méthodes qui serait équivalents ou complémentaires, de stocker les documents sur des supports non réinscriptibles de type WORM (Write Once Read Many), gérés, du point de vue fichiers et volumes, conformément au standards ISO 13490 ou 13346.
L’utilisation des standards de gestion de supports cités ci-dessus sont également, couplés avec les formats d’encodage de document précisés par la norme (UIT G4 ou G6, JPEG, SGML, etc.) sont les points d’appui permettant de répondre au besoin de restitution pendant la durée légale de conservation. Cependant, les technologies évoluant, l’obsolescence des matériels est inéluctable. Lorsqu’un système doit évoluer, les choix judicieux guidés par les spécifications de la norme faciliteront les opérations de migrations dont les spécifications techniques doivent être prévues dès la mise en route du système.
En tout état de cause, il faut également noter que le respect des spécifications de la norme permet de s’affranchir des systèmes propriétaires qui subordonnent la pérennité aux aléas économiques ou stratégiques des promoteurs de ces systèmes.
Au-delà des choix techniques, la norme NFZ42-013 adresse des systèmes dans leur contexte quotidien d’utilisation, c’est ainsi que les aspects concernant la documentation technique de la solution logiciel et matériel mise en place ainsi que la description précise de toutes les procédures d’exploitation y sont particulièrement développés pour assurer, autant que possible, aux exploitants des connaissances techniques suffisantes pour gérer ou faire évoluer leur système d’archivage.
Par ailleurs, les indicateurs de tracabilité, tant au niveau du fonctionnement du système que des évènements concernant les documents, exigées par la norme ont été prévus pour fournir, lorsque nécessaire, les éléments attestant la fiabilité du fonctionnement du système et de conforter ainsi la valeur probante des documents restitués.
La mise en place d’une solution d’archivage implique une forte imbrication des dimensions juridique, technique et organisationnelle qui doivent être menées de concert en fonction des besoins d’archivage des documents de l’organisation en cause (entreprise, administrations, …). C’est pourquoi, dans de nombreuses hypothèses, les parties disposent des moyens juridiques et techniques pour archiver leurs documents électroniques contrairement à certaines idées reçues et répandues sur le marché. Elles peuvent également faire appel à des tiers archiveurs. carredefin.gif

Problématique d’archivage électronique

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Une partie des documents et des données qui sont produits au quotidien dans les entreprises doit être archivée pour être conservée pendant quelques années ou quelques décennies, afin de se conformer aux contraintes réglementaires ou pour constituer une documentation interne pour les équipes. C’était vrai dans l’environnement papier et c’est encore plus vrai dans l’environnement électronique. En effet, si les papiers savent plus ou moins se conserver tous seuls, les fichiers électroniques livrés à eux-mêmes sont rapidement inexploitables et illisibles. L’archivage électronique doit répondre aux problèmes posés par l’obsolescence des supports et des formats de codage, ainsi qu’à la nécessité d’identifier et de décrire les documents et les données numériques.

Pour l’entreprise, il s’agit d’anticiper le risque de non-disponibilité des données en cas de problème juridique ou technique, et de le faire au meilleur coût.

L’archivage électronique est aujourd’hui encadré par plusieurs normes qui traitent chacune un ou plusieurs aspects de la question : la norme internationale ISO 15489 propose des principes directeurs, des procédures et une démarche pour maîtrise de l’archivage ; le modèle européen MoReq2 détaille les spécifications fonctionnelles d’un système d’archivage électronique (Electronic Records Management System) ; la norme française NF 42-013 définit le cadre et les procédures de conservation des documents numériques natifs ou numérisés ; la norme OAIS définit un modèle d’information et un modèle fonctionnel pour la pérennisation de l’information numérique.

Normes d’archivage électronique

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L’archivage électroniques est l’ensemble des outils utilisés pour  identifier, sélectionner, classer et conserver des documents  qui sont sur un support électronique, et cela dans le but de permettre aux utilisateurs de mieux exploiter ces documents et plus particulièrement de les conserver pour un long  terme.

Mais la conservation de ces documents ne doit pas être faite de façon arbitraire mais au contraire elle est régie par plusieurs normes qui sont présentes dans le marché et qui donnent aux archivistes des procédures, des principes directeurs, et une démarche à suivre pour permettre aux archivistes d’arriver à un archivage efficace et performant si on peut dire.

La présence des normes est obligatoire dans le cas où elles permettent d’atteindre un niveau élevé de fiabilité, d’intégration, de conformité, de systématisation.

Il existe plusieurs normes qui traitent chacune un ou plusieurs aspects de la question : la norme internationale ISO 15489 propose des principes directeurs, des procédures et une démarche pour maîtrise de l’archivage ; le modèle européen MoReq2 détaille les spécifications fonctionnelles d’un système d’archivage électronique (Electronic Records Management System) ; la norme française NF 42-013 définit le cadre et les procédures de conservation des documents numériques natifs ou numérisés ; la norme OAIS définit un modèle d’information et un modèle fonctionnel pour la pérennisation de l’information numérique ; la norme ISO 19005-1 est une norme de l’Organisation Internationale de Normalisation (ISO) qui définit un format standard (PDF/A-1) pour l’archivage à long terme de documents électroniques.

1-    Norme ISO 15489 (2001) :

L’ISO 15489 est élaborée sous l’égide de l’Organisation internationale de normalisation (ISO) en anglais en 2001 et en français en 2002, elle porte spécifiquement sur le records management. Elle a pour objectif  d’enregistrer et archiver tous les documents que l’entreprise doit conserver, sous n’importe quelle forme, support ou combinaison de support. Elle permet aux entreprises et organismes aussi bien publics que privés de mettre en place des procédures qui garantissent que les informations ont les caractéristiques essentielles d’exactitude, d’intégrité et de fiabilité, elle identifie les éléments clés nécessaires à la conservation de l’information et leur mise à disposition d’une manière fiable.

Il s’agit en fait de d’établir un langage international commun pour enregistrer et archiver tous les documents indépendamment de leur support et de leur structure logique. La présence de cette norme permet aux entreprises d’avoir des procédures et des techniques qui  vont garantir que les ressources d’information auront des caractéristiques telles que l’exactitude, l’intégrité et la fiabilité.

La norme comporte  en deux parties :

  • ISO 15489-1 Information et documentation « Records Management », Partie 1 : Principes directeurs ;
  • ISO/TR 15489-2 Information et documentation « Records Management », Partie 2 : Guide pratique.

Cette norme constitue un guide qui va aider les professionnels de l’information à mieux gérer et organiser les documents de manière permanente, elle définit des politiques, des systèmes et des méthodes pour l’élaboration et  la mise en œuvre d’un système d’archivage de qualité.

2-    Norme AFNOR NF Z 42-013 :

La NF Z 42-013 est publiée par l’AFNOR, organisme officiel français de normalisation qui est membre de l’organisation internationale de normalisation ISO auprès de laquelle cet organisme représente la France. La NF Z 42-013 porte sur les « spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes ». La norme énumère « les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques».

Elle prend effet à partir du 20 juillet 1999 (la première version), cette première version limitait l’usage aux WORM Optiques (CDs/DVDs non réinscriptibles) c’est-à-dire Write Once Read Many désigne les supports de stockage non réinscriptibles. Ces supports permettent l’écriture de données mais ne permettent pas l’effacement. Il est donc possible d’écrire une fois (Write Once) et de lire autant de fois que souhaité (Read Many) sans effacer la donnée écrite, alors  Il est impossible d’apporter à l’information enregistrée une quelconque modification. Cette norme est révisée en Mars 2009, cette mise à jour intègre désormais les « WORM logiques » et simplifie la mise en œuvre de la norme pour les entreprises. Cette nouvelle version de la NF Z42-013 admet également les supports réinscriptibles à condition d’utiliser la cryptologie voire la signature électronique. En effet cette nouvelle version permet  l’utilisation de technologies de stockage autre que le WORM.

La présente norme NF Z 42-013 a été rédigée pour aider les organismes et les entreprises qui utilisent ou qui ont l’intention d’utiliser des systèmes informatisés pour la gestion et le stockage de leurs documents électroniques. Elle décrit les principes permettant de s’assurer que ces systèmes sont correctement conçus et spécifie les procédures pour l’exploitation de ces systèmes. Elle contient un ensemble des prescriptions visant à e que des documents électroniques soient produits, stockés et restitués, de telle façon que l’on puisse être sûr de leur intégrité et de leur fidélité par rapport aux documents d’origine.

La norme NF Z 42-013 est destinée à la préservation et la conservation des documents électroniques,  Elle précise les exigences pour répondre au besoin de pérennité, d’intégrité et de sécurité.

3-    OAIS (Open Archival Information System – Système Ouvert d’Archivage d’Information)

L’OAIS est modèle de référence et qui est le fruit d’un travail du CCSDS c’est-à-dire Consultative Committee for Space Data Systems (organisme international de normalisation des agences spatiales). Elle correspond à la norme ISO 14721:2003, Ce travail, auquel ont été associés des représentants de bibliothèques et d’archives institutionnelles, a abouti en 2002 à la rédaction d’un document qui spécifie de manière très générale l’architecture logique et les fonctionnalités d’un système d’archivage. Ce modèle est devenu standard CCSDS en 2002 puis norme ISO 14721 en 2003.

L’OAIS est un modèle abstrait qui nous permet de comprendre en profondeur toutes les spécificités de l’archivage numérique, il définit les grandes lignes, les fonctions, les responsabilités et l’organisation d’un système qui voudrait conserver et préserver de l’information sur le long terme, pour en garantir l’accès aux utilisateurs identifiés. Le long terme est défini comme suffisamment long pour être soumis à l’impact des évolutions technologiques.

  • Les acteurs de l’OAIS :

Le modèle OAIS est composé de trois types d’acteurs à savoir :

  • les producteurs qui peuvent être des personnes, ou bien des organismes qui fournissent  les objets à conserver. Avant l’archivage ces objets sont sous forme de « SIP » (Submission Information Package), mais après l’archivage ils deviennent les « AIP«  (Archival Information Package).
  • le management : ce sont les décideurs qui définissent la politique globale de l’OAIS, il fournit à l’OAIS sa charte et son domaine d’application.
  • les utilisateurs : ce sont des personnes qui bénéficient des services offerts par l’OAIS, ces utilisateurs cherchent les informations conservées dans le système et qui les  intéressent sous la forme de « DIP » (« Dissemination Information Package »).
  • Entités fonctionnelles de l’OAIS :

Le modèle OAIS est composé de six entités fonctionnelles :

  • L’entité « entrées » : elle reçoit et  contrôle  les objets  à archiver, ces objets vont être transmis pour faire l’objet du stockage.
  • ·         L’entité « stockage » : elle permet de stoker et de sauvegarder les objets archivés.
  • L’entité « gestion des données » : elle assure les fonctions relatives à la mise en  disposition les objets archivés et les informations nécessaires pour la gestion technique.
  • ·         L’entité « administration » : elle pilote le système et assure sa cohérence en établissant des règles internes. Elle vise aussi l’amélioration du système afin de garantir des services de qualité.
  • ·         L’entité « planification de la pérennisation » : c’est une cellule chargée de la veille technologique, elle analyse l’environnement technologique et propose des recommandations nécessaires au système afin de s’adapter aux changements et aux évolutions technologiques, éviter l’obsolescence et pour répondre aux nouvelles besoins des utilisateurs.
  • ·          L’entité « accès » : cette entité permet aux utilisateurs d’accéder aux services existant au niveau de l’interface du système, les utilisateurs peuvent effectuer des recherches et trouver ce dont ils ont besoin. 

 

 

  • Les différents types d’information :

Dans le modèle OAIS, l’objet à archiver se trouve dans un paquet d’informations, ce dernier regroupe plusieurs types d’informations à pérenniser afin de garantir une conservation sur le long terme.

Ces types d’informations sont : l’information de représentation qui assure la compréhension et la représentation de l’objet archivé, et l’information de pérennisation qui est nécessaire pour conserver le contenu d’information et assurer l’intégrité de l’objet archivé. Cette information de pérennisation regroupe quatre types d’information  savoir :

  • information de provenance : décrit l’origine du Contenu d’information.
  • information de contexte : décrit les liens existant entre le contenu d’information et d’autres informations situées hors du Paquet d’informations.
  • information d’identification : permet d’identifier le contenu d’information.
  • information d’intégrité : définit les dispositifs nécessaires pour protéger le contenu de l’information.

 

4-    La norme PDF/A-1 :

ISO 19005-1 est une norme de l’Organisation internationale de normalisation (ISO) qui a été publiée le 1er octobre 2005. Cette norme ISO définit un format standard (PDF/A-1) pour l’archivage à long terme de documents électroniques et se fonde sur la référence PDF version 1.4 d’Adobe Systems Inc. (PDF 1.4 équivaut en grande partie à la fonctionnalité mise en œuvre dans Adobe Acrobat 5).

La norme ISO 19005-1 fournit un mécanisme de représentation des documents électroniques permettant de préserver leur apparence visuelle dans le temps, indépendamment des outils et systèmes utilisés pour la création, le stockage et le rendu des fichiers. Cette norme ne définit pas une stratégie d’archivage ni les objectifs d’un système d’archivage. Elle identifie un profil de documents électroniques qui garantira la reproductibilité des documents dans les années à venir.

La norme PDF/A va contribuer à fournir aux utilisateurs la garantie, la sécurité, la fiabilité de la diffusion et des échanges de documents électroniques  long terme.

La norme présente deux niveaux de conformité :

  • PDF/A-1a : niveau “A” de conformité : en plus de la reproduction visuelle exacte, il inclut le mappage de texte en Unicode et la structuration du contenu du document
  • PDF/A-1b : niveau “B” de conformité : reproduction visuelle exacte

 

La norme PDF/A comporte un certain nombre de caractéristiques :

  • · Indépendance vis à vis des fournisseurs  de solutions logicielles ;
  • · Possibilité de développer des visualiseurs à tout moment ; spécifications accessibles à tous ;
  • Autonomie (indépendance matérielle et logicielle) ;
  • Accepte les métadonnées ;
  • Accepte la signature électronique;
  • Fonction de recherche plein texte ;
  • Taille des fichiers (selon type source et nature du fichier).

Les restrictions de cette norme comportent :

  • L’absence d’objet dynamique de type audiogramme ou vidéogramme,
  • L’interdiction du lancement de code script ou de fichiers exécutables,
  • L’inclusion de toutes les polices de caractères et leur utilisation sans contrainte légale et d’affichage,
  • La palette des couleurs utilisée doit être spécifiée de manière indépendante,
  • Absence de chiffrement ou de sécurisation,
  • L’utilisation de métadonnées standard est obligatoire.

5-    La norme MoReq :

Parallèlement à la norme ISO 15489 sur le Records Management, le projet MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records) élaboré par la Commission européenne en 2002 et traduit en français en 2004 sous le titre Modèle d’exigences pour l’organisation de l’archivage électronique, ce modèle est destiné à devenir un cadre de référence pour l’organisation et la gestion des documents électroniques en Europe. Son objectif est la mise en place d’un système en mesure de gérer les documents électroniques aux degrés de confidentialité et d’intégrité voulus en combinant les avantages de la gestion électronique et ceux de la théorie classique de l’archivage.

Les spécifications MoReq et le présent document s’adressent autant au secteur public qu’au secteur privé, les deux partageant le souci d’organiser et de gérer l’information dans le temps.

Le MoReq2 constitue le modèle le plus important dans le domaine européen de la gestion des documents électroniques et des archives. Ce standard européen spécifie les exigences relatives à l’administration de documents, à la gestion des documents et des archives, ainsi qu’à l’archivage électronique. La version actuelle du MoReq2 a été publiée le 13 février 2008 et complétée, dans le courant de l’année 2008, par l’ajout d’un processus de certification des logiciels. Pour bénéficier de la certification MoReq2, un produit doit être soumis à un ensemble de tests élaborés, puisque que le modèle MoReq2 constitue la norme pour tout utilisateur qui doit administrer et stocker des informations au format papier ou électronique, de manière systématique et durable. Jef Schram, de la Commission européenne à Bruxelles, déclare : « MoReq2 offre une définition complète des exigences relatives à la gestion des documents électroniques et des dossiers commerciaux pour l’ensemble de l’Europe. »

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